Personas datu apstrādes pamatprincipi E-klasē

Šie pamatprincipi izstrādāti vadoties pēc Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, turpmāk tekstā – Regula, noteiktiem personas datu apstrādes principiem un prasībām.

Personas datu apstrāde E-klasē

E-klase ir būtiska izglītības sistēmas sastāvdaļa, kas nodrošina izglītības procesu vairāk kā 900 Latvijas izglītības iestādēs. Sistēmā tiek uzkrāta un apstrādāta informācija par izglītības procesu, tai skaitā ziņas par skolēniem, sekmes, kavējumi u.c. Sistēmas ietvaros tiek nodrošināta arī droša un diskrēta komunikācija starp skolotājiem, skolēniem un vecākiem. Pašvaldības un valsts iestādes no sistēmas saņem tām nepieciešamo un normatīvajos aktos noteikto informāciju par mācību norisēm, izglītības procesu plānošanai, finansēšanai vai citiem uzdevumiem.

E-klases izstrādātājs un tehniskais uzturētājs ir SIA “Izglītības sistēmas”, turpmāk tekstā SABIEDRĪBA.

E-klases organizatoriskā uzbūve, personas datu apstrādes mērķi un tiesiskais pamats

Sistēmā esošā informācija satur personas datus un to apstrāde norit sadarbojoties dažādām iesaistītajām pusēm – skolēniem, vecākiem, skolotājiem, mācību satura veidotājiem, pašvaldībām un valsts iestādēm. Katrai no šīm lietotāju grupām ir sava loma, vajadzības un atbildība drošā un likumīgā personas datu apstrādē. Lomas un tiesiskais pamatojums dažādos personas datu apstrādes procesos var būt atšķirīgs, un vienai personai vai organizācijai var būt vairākas lomas. Tā tas ir arī ar E-klases sistēmu. Personas datu apstrāde E-klasē var notikt pēc diviem scenārijiem:

Scenārijs 1: personas datu savākšana, radīšana, ievadīšana, apstrāde E-klasē no izglītības iestādes puses. 

Pie šī scenārija Izglītības iestādes (noteiktos gadījumos arī pašvaldība) pilda personas datu apstrādes PĀRZIŅA lomu, jo tās veic personas datu ievadi un apstrādi izglītības procesa nodrošināšanai. Personas datu PĀRZINIS saskaņā ar Regulas noteikumiem ir tas, kurš nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus - tātad ir tas, kurš atbildīgs par notiekošo datu apstrādi.

Personas datu apstrādes mērķis izglītības iestādēm ir pildīt normatīvajos aktos noteiktos uzdevumus, tajā skaitā – gādāt par mācību procesa organizēšanu, nodrošināšanu un uzraudzību. No šiem normatīvajos aktos noteiktiem uzdevumiem izriet arī personas datu apstrādes tiesiskais pamats - izglītības iestāžu juridiskais pienākums pildīt šo uzdevumu.

SABIEDRĪBA šajā scenārijā ir personas datu APSTRĀDĀTĀJS, kas nodrošina Personas datu konfidencialitāti un īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus Personas datu aizsardzībai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas. Personas datu APSTRĀDĀTĀJS ir tas, kurš  PĀRZIŅA uzdevumā, atbilstoši PĀRZIŅA norādījumiem unPĀRZIŅAnoteiktā apjomā apstrādā personas datus.

Arī pašvaldības var būt kā papildu PĀRZIŅI savu normatīvajos aktos noteikto uzdevumu izpildei.

Scenārijs 2: Personas datu apstrāde, kas notiek skolēniem un vecākiem lietojot E-klasi.

Pie šī scenārija personas datu apstrādes mērķis ir nodrošināt tehnisko iespēju tiešsaistē E-klasē aplūkot savus vai savu bērnu datus, saņemt notifikācijas no E-klases, pieteikt skolēna kavējumus, sūtīt vēstules E-klases pastā, veikt ierakstus klases vecāku forumā (vecāku sarunas). PĀRZINIS šādai personas datu apstrādei ir SABIEDRĪBA, jo tieši Sabiedrība šai gadījumā nosaka mērķus un līdzekļus sistēmā notiekošai personas datu apstrādei.

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats pie šāda scenārija ir lietotāju (skolēnu un vecāku) piekrišana. Piekrišana izpaužas kā apzināta lietotāja darbība, veicot pieslēgšanos E-klasei ar konkrētajam lietotājam izsniegto lietotājvārdu un paroli. Lietotāja darbības sistēmā, dažāda veida pieprasījumu sūtīšana sistēmai (piem. atzīmju skatīšanās pēc noteiktiem lietotāja nodefinētiem kritērijiem) arī uzskatāma par lietotāja piekrišanu tam, lai sistēma apstrādā personas datus atbilstoši lietotāja velmēm.

SABIEDRĪBA nodrošina arī E-klases pases izmantošanu un lietotāju tehnisko atbalstu.

E-klases pase paredzēta, lai lietotājs varētu pieslēgties citām sistēmām, izmantojot E-klases lietotājvārdu un paroli. E-klases pase ir neliels personas datu kopums, kuru E-klases sistēma nosūta citai datu apstrādes sistēmai katru reizi, kad lietotājs izsaka savu piekrišanu tādas darbības veikšanai. Līdz ar to šajā gadījumā personas datu apstrādes tiesiskais pamats arī ir lietotāja piekrišana.

Tehniskā atbalsta nodrošināšanai lietotājs pats izvēlas, kādus datus nodot E-klases atbalsta dienestam, lai saņemtu nepieciešamo palīdzību.

Sīkdatnes

E-klase savas darbības nodrošināšanai izmanto tehniskās sīkdatnes, kas tiek izvietotas lietotāja ierīcē pēc noklusējuma. Tehniskās sīkdatnes ļauj lietotājam pārlūkot vietni, autorizēties E-klasē, kā arī izmantot citas vietnes iespējas. Šīs sīkdatnes tiek saglabātas Jūsu ierīcē vietnes apmeklējuma un pārlūkošanas laikā vai noteiktā laika periodā. Šīs sīkdatnes ir nepieciešamas tīmekļa vietnes darbībībai, tādēļ tās nevar izslēgt, un tādēļ lietotāja piekrišana šai sīkdatņu kategorijai netiek prasīta.

Tehniksās sīkdatnes - nepieciešamas vietnes korektai darbībai, nodrošinot tās pamata funkcijas. Tīmekļa vietne bez šīm sīkdatnēm nevar pareizi funkcionēt:

nosaukums: eklasesid, mērķis: autorizācijas procesa nodrošināšana E-klases portālā;

nosaukums: ARRAffinity, mērķis: autorizācijas procesa nodrošināšana E-klases sistēmā;

nosaukums: ASPAUTH_EKLASE_3, mērķis: autorizācijas procesa nodrošināšana E-klases sistēmā;

nosaukums: nshgxbs-jsuysbs, mērķis: autorizācijas procesa nodrošināšana E-klases sistēmā;

nosaukums: main-menu-cookie, mērķis: galvenās izvēlnes vadība E-klases sistēmā.

​

Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi par personas datu apstrādi

No iepriekš aprakstītajiem scenārijiem izriet arī tas, pie kā vērsties saistībā ar personas datu apstrādes jautājumiem. Regula nosaka, ka par personas datu apstrādi atbild PĀRZINIS.

1. Ja jautājumi ir par personas datu saturu vai kļūdām, ar jautājumiem jāvēršas pie atbilstošās izglītības iestādes. Parasti kontaktpersona ir klases audzinātājs.
2. Ja jautājums ir par sistēmas tehnisko darbību vai datu drošību, jāvēršas pie E-klases tehniskā atbalsta šeit.

Jūsu dati pie mums ir drošībā

SIA “Izglītības sistēmas” ir uzņēmums, kas jau daudzus gadus sekmīgi nodrošina E-klases sistēmas nepārtrauktu darbu. Kopš E-klases sistēmas darbības pirmsākumiem, mūsu uzdevums ir bijis lietotāju datu drošība un korekti datu apstrādes principi, kas atbilst likumdošanā noteiktajām prasībām un labai nozares praksei.

Sabiedrībā ir ieviesta un darbojas Informācijas drošības vadības sistēma, kas atbilst starptautiskā standartā ISO/IEC 27001:2013 noteiktāmprasībām. Tas nozīmē, ka Sabiedrībā darbojas tehnisko un organizatorisko pasākumu kopums, kas nodrošina datu apstrādi atbilstoši visaugstākajiem nozares standartiem. Informācijas drošības vadības sistēma ieviešana nozīmē, ka Sabiedrība ieviesusi un ievēro savā darbībā:

• drošības politiku;
• risku vadības procedūru;
• incidentu vadības procedūru;
• plānveida iekšējo un ārējo drošības auditu veikšanu.

E-klases dati tiek glabāti ar ISO 27001 sertificētos datu centros. Ikdienā augsti kvalificēti IT speciālisti nodrošina E-klases sistēmas drošu un nepārtrauktu darbību un pastāvīgi pilnveido sistēmas darbību.

Mūsu rekvizīti:

SIA “Izglītības sistēmas, reģ. Nr. 40103493322, juridiskā adrese: Čuibes iela 17, Rīga, LV-1063, e-pasts: [email protected].